Vi hjälper till med projektering av kontorsförändring, flytt och lokalanpassning

Att genomföra en flytt eller förändring av ett kontor är en komplex process som kräver noggrann planering och projektering. Här är en guide som kan hjälpa till att strukturera projektet:

Steg 1: Planering och förberedelse

Projektteam och ansvarsområden:

• Skapa ett team ansvarigt för flytten.
• Tilldela roller och ansvarsområden, som projektledare, inredningsansvarig, kommunikationsansvarig, IT-ansvarig, och logistikansvarig.
• Starta samarbete med en inredningsarkitekt så tidigt som möjligt för att få kunnigt stöd i processen.

Behov och mål:

• Definiera målen med flytten eller kontorsförändringen.
• Gör en behovsanalys för att fastställa krav på den nya lokalen.

Budget:

• Skapa en detaljerad budget som inkluderar kostnader för flytt, möbler och inredning, IT-uppgraderingar, eventuella renoveringar, och oförutsedda utgifter.

Steg 2: Val av ny lokal

Sökning och utvärdering:

• Sök efter lämpliga lokaler baserat på företagets behov.
• Utvärdera varje alternativ med avseende på storlek, läge, kostnader, och faciliteter.
• Involvera inredningsarkitekten i era diskussioner för att ytterligare säkerställa att kommande lokal passar er verksamhet.

Besiktning:

• Besök potentiella lokaler och genomför en noggrann inspektion.
• Kontrollera tekniska specifikationer och infrastruktur, som internetuppkoppling, elkapacitet och ventilation.

Förhandling och kontrakt:

• Förhandla om hyresavtal eller köpekontrakt.
• Säkerställ att alla villkor är tydligt dokumenterade och förstådda.

Steg 3: Planering av utrymmen

Kontorslayout:

• Inredningsarkitekten anlitas för att rita och utforma det nya kontoret så layouten blir optimerad för utrymmet och arbetsflödet.
• Ta hänsyn till ergonomi, arbetsmiljö och framtida expansionsmöjligheter.

Inredning och utrustning:

• Inredningsarkitekten skapar underlag för inköp av ny inredning samt redovisar vad som kan återbrukas eller upcyclas samt vad som ska avyttras.
• Beställ nya möbler, IT-utrustning och andra nödvändiga material.

Steg 4: Kommunikation

Intern kommunikation:

• Informera alla anställda om flyttplanerna och tidsramarna.
• Håll regelbundna uppdateringar och möten för att besvara frågor och adressera oro.

Extern Kommunikation:

• Informera kunder, leverantörer och andra intressenter om flytten.
• Uppdatera adressinformation på företagets hemsida, sociala medier och kanaler, visitkort och andra marknadsföringsmaterial.

Steg 5: Genomförande av flytten

Inventering och Märkning:

• Gör en inventering av alla möbler, utrustning och dokument som ska flyttas.
• Märk alla föremål tydligt för att underlätta uppackning och placering i den nya lokalen.

Logistik:

• Anlita en professionell flyttfirma och samordna tidpunkter för flytten.
• Se till att IT-utrustning och nätverk installeras och testas i förväg.
• Den anlitade inredningssamordnaren/leverantören ansvarar för att ny inredning levereras i enlighet med tidplanen.

Genomförande:

• Genomför flytten enligt den fastställda planen.
• Se till att alla anställda vet sina roller och uppgifter under flyttdagen.

Steg 6: Efter Flytten

Uppackning och Installation:

• Inredningssamordnaren/leverantören ansvarar för att ny inredning installeras
• Packa upp flyttgods och installera medflyttad inredning och utrustning.
• Utför tester av IT-system och andra tekniska installationer.

Uppföljning:

• Håll ett uppföljningsmöte med projektteamet för att utvärdera flyttprocessen.
• Adressera eventuella kvarstående problem och förbättringsområden.

Feedback:

• Samla in feedback från anställda om den nya arbetsmiljön.
• Gör justeringar vid behov för att förbättra trivsel och produktivitet.

Genom att följa dessa steg och noggrant planera varje del av processen kan man säkerställa en smidig och framgångsrik flytt eller kontorsförändring.